Cuando eres propietario de una empresa, eso de que tu espacio te quede chico es, por lo general, algo bueno: significa que estás prosperando. Es un momento emocionante que puede, también, estresarte. Todo lo que implica mudarte de local puede ser abrumador, pero si te organizas eso puede ayudarte. Esta es una útil lista de verificación de las tareas esenciales para reubicarte, que necesitarás completar al trasladarte a un nuevo local.
Transfiere (y mejora) tu servicio de teléfono e Internet
Tus servicios de teléfono e Internet son los que mantienen a tu empresa en operaciones. Ambos te permiten mantenerte conectado a clientes, empleados y proveedores, y tal vez al procesamiento de transacciones, a hacer streaming de música en todo tu local y a mantenerte al tanto de tus clientes. Es importante minimizar el tiempo de inactividad lo más posible durante tu mudanza, a fin de no impactar negativamente tu renglón de ganancias. Bien podrías traslapar los servicios en ambos locales durante uno o dos días, a fin de garantizar que tus operaciones no se interrumpen.
También deberías asegurarte de que estás seleccionando los niveles de servicio apropiados para tu empresa en crecimiento. Si estás agregando más empleados, incrementando tus ofertas de servicio o ves que aumenta tu base de clientes, es posible que necesites velocidades más rápidas y más capacidad, como soluciones con base en el cloud. Utilizando Comcast Business No-Glitch Switch, puedes tanto transferir como mejorar tu servicio, sin perturbar las operaciones de tu empresa.
Evalúa tus necesidades de muebles, espacio laboral y almacenamiento
Tu nuevo espacio tendrá una nueva distribución. Y si tu compañía está creciendo, lo más probable es que necesitarás nuevas terminales de trabajo, más muebles y otras cosas. Evalúa tus necesidades de muebles y cómo se acomodarán a tu nueva distribución (y a tu presupuesto). Ten en mente que si algún cambio de arquitectura es necesario para el espacio, también necesitarás permisos de construcción, al igual que tiempo. De haber algún tiempo de espera entre las operaciones en tu espacio actual y el nuevo, haz arreglos para el almacenaje de inventario y equipos.
Llegado el momento de la mudanza, el traslado de inventario puede ofrecer problemas pero también debes de considerar componentes delicados, como tus computadoras y el equipo telefónico. Asegúrate de que se empacan (y se desempacan, luego) de la manera apropiada. Mueve tus pertenencias inventariadas por secciones y cuidadosamente etiquetadas, de modo que sea fácil encontrarlas y ordenarlas una vez completada la mudanza. Lo último que deseas es tener que abrir una decena de cajas distintas para encontrar un artículo específico.
Notifica a tus clientes y proveedores
Uno de los aspectos de una mudanza de negocios a los que menos atención se presta, es la comunicación de tu traslado de local a clientes y proveedores. Si bien la mayoría de negocios suele colocar un rótulo anunciando el nuevo local, tú podrías hacerlo de manera más personal. Envía a tus clientes un mensaje de email (o una carta, si tienes sus direcciones) notificándoles la mudanza y agradeciéndoles su patrocinio. Invítalos a visitarte en tu nuevo local. Inclusive podrías incluir un cupón de descuento sobre una compra, a fin de atraer más clientes al nuevo local.
Si compras tus existencias de proveedores específicos, hazles saber con antelación que tu empresa se está mudando de local. Envía a tus proveedores una carta con la nueva información, para fines de facturación y entrega de suministros. En caso de que tus existencias se envíen a la dirección equivocada, eso podría muy bien ser un problema muy costoso.
Administra los listados en línea
Si tu empresa está en línea (y debería estarlo), necesitas asegurarte de que la información en la Web está actualizada. Si tu número de teléfono ha cambiado, asegúrate de actualizarlo en Google Business y en tu propio sitio web, en los listados de las redes sociales y en cualquier otro lugar donde tu información se puede encontrar. Mejor todavía, si tienes una línea telefónica VoIP, podrás llevarte el mismo número contigo. Actualiza la dirección en tu mensaje de correo de voz y aporta un poco de información sobre el nuevo local.
Hay muchísimas cosas que se necesitan para un nuevo entorno de oficina, pero elaborar una sencilla lista de todo lo que debes hacer puede ayudarte a mantener bajo control el proceso. Una vez completada la mudanza, estarás en mejor posición para manejar toda la actividad de negocios que habrá de llegar a tus puertas... y planificar para futuros traslados a locales mucho más grandes y mejores.
