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06 de diciembre de 2018

Administrando empleados a distancia: Las 3 maneras principales de mantenerlos bien conectados

maneras de administrar tus empleados a distancia

Trabajar a distancia se está convirtiendo, rápidamente, en algo común. Después de todo, la capacidad de contratar fuera del área geográfica inmediata da a las empresas una selección más amplia de candidatos calificados, en tanto que tener la capacidad de trabajar desde casa o mientras se está de viaje es un atractivo para quienes desean o necesitan horarios laborales más flexibles. Puede muy bien ser una situación en la que todo el mundo gana, pero a la vez introducir algunos desafíos en lo que se refiere a mantenerse conectado. Estas tres herramientas para comunicación a distancia pueden contribuir a mantener a tus empleados conectados y productivos, lo cual es esencial para tu cultura laboral, al igual que para tu renglón de ganancias.

Excelente servicio telefónico

Nada más supera la facilidad de poder levantar un teléfono y obtener, de inmediato, respuestas. De hecho, el tener que esperar por clarificaciones o autorización puede lentificar a los empleados y costarte dinero. Cuando tus empleados no trabajan todos desde una sede central, la administración del servicio telefónico puede ser un reto. Un sistema telefónico virtual puede ayudar a resolver ese problema.

Una de las mejores opciones para una compañía con empleados a distancia es una solución flexible de VoIP (Voice over Internet Protocol), como por ejemplo Business VoiceEdge Select, la cual ofrece beneficios que no encontrarás en un sistema de cableado tradicional. Esos beneficios incluyen:

  • La capacidad de desviar llamadas de un número a varios teléfonos y de contactar con los empleados, lo mismo si están en su propio celular, una línea fija o un teléfono de la empresa.
  • La opción de contactar con varios empleados, uno por uno, hasta que uno de ellos responde. Eso es una ventaja para equipos de ventas, que trabajan coordinados para atraer a nuevos clientes.
  • Controles incorporados en la app que permiten al administrador del teléfono hacer cambios a las opciones, llamar a grupos y otras funciones, al instante. En caso de que los empleados estén enfermos o no se les pueda contactar, su ausencia no impactará de manera negativa al resto del equipo o a tu empresa.
  • Administración de llamadas y enrutado, lo que funciona de hecho como una recepcionista virtual para contestar llamadas y ayudar a quienes llaman a contactarse con la persona debida. Si tu empresa no está lista aún para una recepcionista de carne y hueso, esto te permite enrutar tus llamadas sin ocupar el tiempo de un empleado.

Videoconferencias con base en la Web

La interacción cara a cara es crucial para estructurar equipos y mejorar las comunicaciones. Si no te encuentras en la misma ubicación física, utilizar videoconferencia y chateo a nivel individual puede profundizar relaciones y ayudarte a evitar los malos entendidos que, en ocasiones, son producto de las interacciones en línea. Eso genera dos requisitos primarios desde la perspectiva de la oficina:

  • Un sistema de videoconferencia con base en la Web: además de permitir a los participantes verse unos a otros mientras conversan, los sistemas de conferencia con base en la Web ofrecen herramientas para compartir presentaciones de transparencias y documentos, programar o modificar las horas de una reunión y grabar reuniones y presentaciones para poder verlas en el futuro.
  • Internet potente y estable en la oficina: tus empleados necesitarán una conexión fiable de Internet con el ancho de banda suficiente que les permita manejar conexiones de streaming para múltiples usuarios.

Además, deberías trabajar tanto con tus empleados a distancia como con tus clientes para asegurarse de que ellos pueden acceder, fácilmente, al sistema de conferencias con base en la Web.

Internet donde quiera que estés

Al igual que tu oficina necesita un sólido servicio de Internet para respaldar a tus empleados en el local, tus empleados a distancia necesitarán, también, de servicio excelente.

  • Evalúa la posibilidad de suministrar a tus empleados a distancia Internet en casa o en la oficina a fin de garantizar que tienen la máxima velocidad y pueden mantenerse conectados.
  • Agrega servicio fiable de celular para que se conecten con sus equipos.
  • Identifica opciones seguras y protegidas de hotspots de WiFi para los empleados mientras se desplazan fuera de la oficina, a través de la red WiFi de Comcast Business. También puedes configurar una red privada virtual (VPN) que te permita una conexión estable y segura.
  • Asegúrate de que tus empleados entienden la manera de mantener seguros sus equipos (y, por ende, tu red) al evitar las visitas a sitios web inseguros, utilizando protección antivirus y evitando la descarga de apps y software no autorizados en los equipos de la compañía.

Si bien la supervisión de empleados a distancia viene acompañada de un conjunto singular de desafíos, tienes acceso a numerosas herramientas que facilitan el proceso. Asegúrate de que tus empleados tienen las herramientas necesarias para realizar sus labores y mantenerse conectados con sus colegas de trabajo, y el resultado será un equipo más potente, sin importar en donde se encuentren.