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12 de agosto de 2019

3 Herramientas de colaboración en línea que pueden impulsar tu empresa

Herramientas de colaboración en línea

El software de colaboración está cambiando la forma en la que se realiza el trabajo, y las empresas pueden obtener grandes resultados al utilizar herramientas digitales para comunicarse con compañeros de trabajo, proveedores remotos y clientes. Los espacios de oficina virtual permiten que los desarrolladores de software creen nuevos productos, que los empleados remotos trabajen como  equipo y ayudan a reducir el tráfico de emails que puede ser difícil de controlar para una empresa.

Slack puede ser el mejor software de chat para trabajar, pero hay muchos otros con diferentes enfoques. Vamos a darle una mirada a Slack y a las ofertas de Microsoft y Google, las cuales pueden ser adecuadas para tu empresa si ya estás usando su software de productividad office.

1. Slack

Hoy en día, Slack es el chat  y herramienta de colaboración más popular para trabajar, con alrededor de 90,000 clientes que pagan. Al igual que otras herramientas basadas en chat, el beneficio más importante de Slack es la comunicación con colegas con diferentes horarios globalmente. En algunas ocasiones, esto se conoce como comunicación asimétrica.

Fácilmente puedes crear diferentes canales para varios equipos o proyectos, y muchas personas encuentran que Slack es más rápido y más directo que comunicarse por cadenas de email. También puedes buscar archivos compartidos más fácilmente con Slack que buscar lo que necesitas en emails.

Otro beneficio es la habilidad de integrar apps que es posible que ya utilices. Por ejemplo, compartir archivos con Dropbox o Google Drive o herramientas de gerencia de proyectos, como Trello.

Otro beneficio de cualquier herramienta de colaboración es que reduce los  emails de "phishing", los cuales los hackers usan para enviar malware de direcciones de email que aparentan ser legítimas. Los mensajes publicados en Slack eliminan esta amenaza porque solo tus compañeros de trabajo serán invitados a participar en el grupo.

2. Microsoft Teams

Si tu lugar de trabajo funciona con productos de Microsoft como Office 365de tecnología del cloud, su producto de Teams puede ser una buena alternativa. Además de chat, puedes usar Teams para iniciar llamadas de Skype Business para reuniones con audio o video o compartir tu pantalla. Está integrado con Outlook, permitiéndote programar una reunión con Teams sin necesidad de abandonar tu programa de email.

Como en Slack, puedes integrar apps en Teams con algunas que ya estés utilizando para administración de clientes, como Constant Contact o sitios de redes sociales, como Twitter.

3. G Suite Hangouts Chat

Si utilizas el nivel Business de Google G Suite como tu herramienta de productividad, tu oficina está probablemente colaborando con Google Hangouts Chat. En el tiempo, este producto ha evolucionado de una simple herramienta de chat a una oferta con opciones parecida a Slack, incluyendo bots. Los Bots son asistentes virtuales de texto que pueden ser utilizados para tareas como configurar recordatorios y encontrar espacios para una reunión en el calendario de un compañero de trabajo.

Google se ha propuesto agregar opciones que son manejadas por inteligencia artificial. Es posible que hayas oído sobre la opción "Smart Reply" de Google, la cual anticipa la forma en que tradicionalmente respondes. Fue agregada a Hangouts Chat el año pasado, proporcionando respuestas conversacionales que aún son apropiadas en un ambiente de trabajo,

Otra buena opción de Hangouts Chat es la habilidad de usar mensajes "organizados". Esta función te permite categorizar conversaciones, haciendo más fácil que puedas encontrar las que son relevantes para ti.

Algunos consejos para usar herramientas de colaboración en línea para tu empresa

Sin importar cual herramienta de comunicación para trabajar elijas, vale la pena considerar que aunque la naturaleza más inmediata del chat puede disminuir los emails, su urgencia puede generar estrés. En lo que la tecnología evoluciona, más usuarios empresariales están encontrando que están demasiado conectados y que es difícil desconectarse. Para evitar el agotamiento, considera estos consejos:

  • Crea un canal donde se realizan anuncios importantes. Esto puede ayudar a reducir la preocupación de perderse algún mensaje importante entre las conversaciones de la oficina.
  • Si el chat parece no estar logrando que el trabajo se haga, desconéctate y haz una llamada por voz. De esta manera puedes reducir el ruido y solucionar algunas situaciones más rápidamente.
  • Cuando necesites enfocarte, ten el hábito de poner tu estatus en Do Not Disturb (No Molestar).

Estos consejos simples pueden ayudarte a ahorrar tiempo, y lograr que no te sientas abrumado. Mientras exploras tus opciones, la suite de software de tecnología del cloudde Comcast Business te puede ayudar, sin importar cuales sean tus necesidades de colaboración en línea.