A menudo, los propietarios de empresas se mantienen con la vista puesta en sus metas, concentrados en sus clientes y en el renglón de ganancias. A menos que surja una crisis, es fácil no prestar atención a infraestructura de negocios como el servicio telefónico y las pólizas de seguro, en especial si todo parece estar funcionando bien.
Sin embargo, para el bien de tu empresa deberías de evaluar periódicamente si esos servicios te están rindiendo máximos beneficios. ¿Hay un nuevo competidor en el mercado, se ha dado una variación en la estructura de las tasas o ha ocurrido un avance tecnológico que podría acelerar tu negocio? O quizá lo que ha cambiado sea tu negocio mismo. A lo mejor el crecimiento reciente ha estresado los servicios existentes o esos recortes estratégicos te han dejado con un exceso de capacidad. Posiblemente será necesario que hagas cambios según corresponda. No importa cómo esté funcionando tu empresa, tómate cada año un tiempo para reevaluar estos cinco servicios.
1. Teléfono e Internet
Las conexiones telefónicas y de Internet son los bloques fundamentales para cimentar una empresa y las formas en las cuales muy probablemente interactuarás con tus clientes, así que es esencial que las evalúes con regularidad. Evalúa si tu servicio de Internet es rápido y fiable y la manera en que los cargos de tu proveedor de servicio telefónico se comparan con los de sus competidores. Más importante aún, pregúntate si opciones innovadoras de teléfono e Internet podrían hacer que tu empresa ascienda al próximo nivel. A lo mejor tu empresa ha crecido lo suficiente como para necesitar de un sistema telefónico automatizado o una manera más flexible de acceder a tu línea de negocios. Según como haya cambiado tu negocio, podría haber llegado el momento de cambiar de proveedores o de mejorar con tu proveedor existente.
Es comprensible que los propietarios de empresa podrían vacilar en lo relacionado con el cambio de proveedores de teléfono e Internet, por temor de que un cambio pudiese perturbar las operaciones. Después de todo, ¿qué empresa puede darse el lujo de ver interrumpidos sus nexos de Internet o telefónicos, aunque sea temporalmente? Comcast Business te ofrece una garantía "No-Glitch Switch" (Cambio sin fallas), con técnicos que trabajan sin perturbar los horarios de operaciones y que activan todos los procesos en cuestión de una hora. La instalación puede darse a primera hora de la mañana, por la noche o durante un fin de semana, en cualquier momento que tu empresa considere tiempo de inactividad. Comcast Business también permite a las empresas preservar su número de teléfono existente, porque reconoce que tu número de negocios es parte de tu identidad.
2. Operaciones bancarias
Tu banco debería ser un socio estratégico para tu empresa. La institución debería comprender las necesidades de tu empresa y recomendarte los productos que mejor se ajustan para ayudar al crecimiento de tu compañía. El socio bancario adecuado también será capaz de guiarte en la dirección correcta durante un período difícil o una emergencia. Si careces de este tipo de relación, podría ser el momento de buscar otras opciones.
Además de evaluar la calidad de la relación, compara los cargos bancarios, las tasas y las políticas, como por ejemplo sobre saldos mínimos. Evalúa si tienes acceso a servicios bancarios que te ahorran tiempo, como asistencia con pago de nómina, procesamiento de facturas y captación de depósitos a distancia. Indaga sobre otras instituciones y pide recomendaciones a otros dueños de empresa. Pregúntale a tu propio banco si podrían ser más competitivos. También podrías investigar la posibilidad de trabajar con fuentes alternas de financiamiento para empresas, para determinar si es posible el acceso rápido a capital de trabajo mediante préstamos no garantizados, aun cuando deberás esperar que las tasas de intereses serán más elevadas que las de un banco.
3. Seguros
Dependiendo de cuál sea tu línea de trabajo, tu empresa podría tener seguro de responsabilidad profesional, seguro de propiedad, seguro de automotores, seguro de compensación laboral, y más. A medida que tus pólizas deban renovarse, verifica tus deducibles y los límites de cobertura para asegurarte de que siguen siendo adecuados y contacta con otros agentes para comparar las opciones de prima.
Un área emergente de seguro que las empresas deberían considerar es la ciberresponsabilidad. Con frecuencia son las grandes empresas las que figuran en las noticias por vulneraciones de datos, pero las empresas de menor tamaño también pueden ser blanco de esos delitos. Los ciberataques han aumentado y los costos pueden ser significativos en términos de perturbación empresarial, multas, rescates, pérdida de archivos, mejoras de sistema y concesiones a los clientes. A medida que evolucionan las tácticas de los hackers, la cobertura por ciberresponsabilidad está cambiando, así que encuentra a un agente que pueda guiarte a través de los detalles más recientes.
4. Almacenamiento de datos y de archivos
Mantener tus archivos en el cloud te aporta seguridad y copias de respaldo y te permiten acceso y colaboración a distancia, en especial cuando estás tratando con archivos de gran tamaño. Los proveedores de servicio son numerosos y los costos, con frecuencia, se escalonan con base en tus necesidades. Determina cada año las necesidades de tu empresa e investiga los niveles de precios, para asegurarte de que estás obteniendo la combinación adecuada de precios, capacidad de almacenamiento, facilidad de uso, seguridad y apoyo técnico al cliente. Comcast Business te ofrece la opción de respaldo en el cloud con Carbonite Pro, automático e ininterrumpido.
5. Contabilidad
Si te encargas de manejar la contabilidad de tu negocio, de manera parcial o total, podrías apoyarte en software de contabilidad. Algunos de esos servicios son gratuitos, mientras que otros aplican cargos mensuales. Dedica un tiempo, periódicamente, para revisar tus opciones y tus necesidades. Evalúa si necesitas que tu software de contabilidad se integre con apps móviles o que sea utilizado por múltiples usuarios, así como también si necesitas funciones para pago de nómina, facturación, preparación de impuestos o análisis comparativo de tu industria. Compara funcionalidades complejas con interfaces más sencillas y menos complicadas, y establece si tu servicio ofrece la ayuda de especialistas contables a quienes puedes consultar si lo necesitas.
También evalúa si deberías trabajar directamente con un contador profesional. Si procesar la contabilidad de tu empresa ocupa mucho de tu tiempo, deseas solicitar un préstamo o necesitas una mejora impresionante del estatus de tus finanzas, o te preocupa el cumplimiento de tus responsabilidades impositivas, un contador podría ser sumamente valioso para tu compañía.
Estar a cargo de las operaciones de una empresa puede ser algo muy exigente. Acuérdate de evaluar los procesos sin ocuparte en detalle de las actividades cotidianas y de determinar si tus servicios del quehacer diario —sea almacenamiento de archivos o los paquetes de Internet— funcionan de la manera correcta.
